Untuk menyelesaikan tugas yang ditetapkan dan mencapai kesuksesan, setiap pemimpin harus mengevaluasi organisasinya dari sudut pandang semua pihak, dan yang terpenting, jangan menutup mata terhadap area masalah dan memberikan perhatian yang semestinya. Tetapi sebelum Anda mulai menangani masalah apa pun, Anda perlu mengidentifikasinya, memahami penyebabnya, dan menyarankan apa konsekuensinya.
Ada banyak metode dan metode dalam manajemen untuk ini, tetapi yang paling populer dan diminati adalah metode analisis SWOT. Tentang dia yang akan dibahas dalam artikel ini. Dan juga di bawah ini Anda dapat mengetahui apa itu analisis SWOT kegiatan perusahaan, apa kekuatan dan kelemahannya, dan contoh yang baik dari metode audit ini akan disajikan.
Apa itu analisis SWOT?
Analisis SWOT adalah pengembangan dari profesor terkenal Kenneth Andrews, yang dengan cermat mempelajari masalah memasukkan faktor eksternal dalam analisis kinerja organisasi. Poin penting ini memungkinkan untuk menganalisis pekerjaan perusahaan dengan lebih akurat dan secara visual menentukan penyebab dan konsekuensi dari semua fenomena yang terjadi di lingkungan internal mereka. Persis seperti inianalisis memberikan kesempatan untuk memilih faktor utama dan arah yang akan membawa organisasi menuju sukses.
Jika Anda mengurai nama, maka analisis SWOT adalah singkatan yang terdiri dari kata-kata berikut:
- S adalah kekuatan perusahaan (Strength);
- W adalah kelemahan perusahaan (Weakness);
- O adalah Peluang;
- T adalah masalah (threats) yang dihadapi perusahaan (Threats or Troubles).
Empat komponen ini bisa disebut sebagai prinsip dasar membangun bisnis yang tepat. Penting untuk dicatat bahwa analisis SWOT adalah cerminan yang baik dari semua masalah organisasi yang mendasar, kesadaran yang membantu untuk membangun tugas dan tujuan yang tepat dan diperlukan untuk perusahaan.
Tujuan analisis
Tujuan melakukan analisis SWOT adalah studi terperinci tentang proses yang terjadi di perusahaan, serta keadaan eksternal, ancaman, dan fenomena lain yang memengaruhi perusahaan tertentu. Jika sebuah perusahaan tidak memiliki informasi strategis yang penting, maka itu bisa disebut "buta", dan semua upayanya untuk berhasil akan sia-sia dan tidak masuk akal.
Manfaat dari tinjauan kinerja semacam itu hampir tidak dapat ditaksir terlalu tinggi. Studi menunjukkan bahwa sangat berguna untuk melakukan studi aktivitas perusahaan menggunakan metodologi SWOT untuk melakukan "intelijen" kompetitif dan menentukan tempat perusahaan di pasar untuk penyediaan barang atau jasa.
Faktor dalam analisis SWOT
Analisis Strategis kegiatan perusahaan atau organisasiharus mencakup studi tentang faktor-faktor berikut:
- organisasi;
- teknis;
- personil;
- keuangan;
- pemasaran.
Ketika faktor-faktor ini diperhitungkan, kepala atau manajer umum perusahaan dapat menentukan bentuk kepemilikan terbaik dari organisasi, menggunakan sumber daya dan aset produksinya sendiri dalam pekerjaannya, atau bekerja dengan keterlibatan dari perusahaan lain. Dan juga analisis SWOT perusahaan memungkinkan Anda untuk membangun kebijakan dan metode personel yang diperlukan, metode dan prinsip untuk memposisikan perusahaan di tingkat lingkungan eksternal.
Selain faktor internal, sangat penting untuk mempertimbangkan sifat-sifat lingkungan sosial ekonomi eksternal di sekitarnya, karena, misalnya, situasi budaya, demografis, politik dapat memainkan peran kunci dalam membangun bisnis berikutnya konsep.
Jenis analisis
Ada jenis analisis SWOT berikut dari suatu perusahaan:
- Analisis ekspres. Jenis ini melibatkan identifikasi kekuatan perusahaan, yang merupakan kunci dalam menghadapi ancaman eksternal terhadap bisnis. Selain itu, analisis semacam itu memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi cara menggunakan berbagai peluang di lingkungan eksternal dan memahami sumber daya apa yang harus ditarik untuk mencapai kesuksesan. Keunggulan metode analisis SWOT ini terletak pada kejelasan dan kemudahan penggunaan data yang diperoleh dalam praktik selanjutnya.
- Analisis ringkasan. Jenis ini melibatkan studi tentang indikator utama (organisasi, keuangan,personel, teknologi), yang menentukan kegiatan perusahaan pada saat tertentu. Dan juga berkat analisis konsolidasi, dimungkinkan untuk merumuskan rencana yang jelas untuk pengembangan lebih lanjut. Keuntungan dari penelitian kinerja perusahaan jenis ini terletak pada penilaian yang komprehensif dari faktor-faktor utama perusahaan, dan untuk memilih strategi pengembangan yang tepat dan mengidentifikasi serangkaian kegiatan yang akan berorientasi pada pencapaian tujuan strategis.
- Analisis campuran. Jenis ini menyediakan penggabungan dua jenis analisis sebelumnya (ekspres dan ringkasan). Dengan pendekatan ini, dimungkinkan untuk mempelajari secara rinci baik kekuatan yang muncul selama analisis SWOT dan semua faktor utama, dan kemudian mendapatkan data yang akurat tentang keadaan perusahaan dan menguraikan rencana untuk mencapai tujuan strategis.
Perlu dicatat bahwa analisis ekspres paling sering digunakan oleh manajer saat melakukan audit.
Kekuatan dan kelemahan organisasi
Analisis SWOT hanyalah teknik untuk mengumpulkan data tentang keuntungan dan kerugian perusahaan tertentu, tetapi hanya orang-orang yang melakukan pengumpulan informasi dan manajer profesional yang dapat menentukan bagaimana menggunakan informasi yang diterima.
Jangan lupa bahwa kekuatan dan kelemahan organisasi yang diidentifikasi dalam analisis SWOT adalah kumpulan data yang ada pada saat penelitian. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengambil tindakan apapun untuk meningkatkan kegiatan perusahaan tanpa penundaan.
Jika kita berbicara secara khusus tentang kelemahan perusahaan dan itupeluang yang dikelola oleh manajemen, perlu dipahami bahwa data yang diidentifikasi selama penelitian memiliki dampak besar pada kegiatan perusahaan di masa depan. Namun, sangat penting untuk membuat keputusan yang tepat dan mulai dari informasi terkini dan mencoba mengatur pekerjaan perusahaan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan kenyataan dan sebanding dengan lingkungan eksternal.
Jadi, misalnya, dalam analisis SWOT suatu organisasi, ditemukan bahwa ia menjalankan bisnisnya dalam penyediaan layanan hiburan, terletak di wilayah negara, di mana jumlah pelarut populasi meningkat secara signifikan. Dalam hal ini, manajemen organisasi masuk akal untuk menginvestasikan sumber daya keuangan dalam pengembangannya, untuk lebih meningkatkannya.
Perumusan tujuan berdasarkan analisis
Berdasarkan kesimpulan analisis SWOT perusahaan, maka perlu dirumuskan sejumlah tugas dan tujuan dan dituangkan dalam suatu rencana (road map). Harus diingat bahwa tujuan-tujuan ini adalah tingkat perkembangan yang diperjuangkan organisasi saat ini, dan jalan untuk mencapainya dimulai dengan hal yang paling penting - kesadaran akan keadaan saat ini.
Menggunakan wawasan dari analisis
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, tujuan dari analisis tersebut adalah untuk mengembangkan tujuan strategis yang tepat sehingga perusahaan dapat mencapai kesuksesan. Setelah menerima informasi penting, perlu untuk mulai mengembangkan strategi dan menyusun rencana untuk implementasinya.
Harus haruskekuatan perusahaan harus diperhitungkan - ini akan membantu untuk fokus pada kualitas dan kuantitas layanan yang diberikan atau produksi barang. Memperhitungkan kelemahan adalah kesempatan untuk mengidentifikasi momen-momen yang menghambat pergerakan perusahaan menuju kesuksesan, tetapi penolakan yang dilakukan secara sadar akan momen ini dapat menimbulkan keraguan pada semua aktivitas selanjutnya.
Kelebihan dan kekurangan analisis
Metode apa pun untuk meneliti aktivitas suatu perusahaan memiliki kekuatan dan kelemahan. Analisis SWOT adalah jenis penilaian perusahaan yang sangat serbaguna yang memiliki keuntungan sebagai berikut:
- membantu mengidentifikasi masalah di perusahaan dan peluang potensial untuk perbaikan;
- mudah menganalisis dan menggunakan data secara efektif;
- kemampuan untuk secara jelas mengidentifikasi hubungan antara kemampuan perusahaan dan tantangan yang muncul;
- analisis ini tidak perlu mengumpulkan data yang luas, yang penting hanya memperhitungkan faktor utama produksi;
- kesempatan untuk menentukan prospek yang jelas untuk pengembangan lebih lanjut perusahaan;
- analisis memberikan gambaran yang jelas tentang profitabilitas perusahaan;
- kesempatan untuk mengidentifikasi keunggulan kompetitif perusahaan dan memperkuatnya;
- kemampuan untuk mengidentifikasi sumber daya tambahan dan potensi internal perusahaan;
- analisis memungkinkan Anda untuk mencegah dan mengidentifikasi masalah (ancaman) yang ada dan menghilangkannya tepat waktu;
- analisis memungkinkan untuk menilai secara objektif situasi di lingkungan eksternal dan menyesuaikan tindakan perusahaan dengannya;
- saat menyusun rencana aksi untukBerdasarkan analisis, Anda dapat membuat diagram logis di mana informasi dan interaksi kekuatan dan kelemahan perusahaan akan dirumuskan dengan benar.
Namun, terlepas dari banyak kelebihannya, penting untuk tidak melupakan kelemahan analisis SWOT berikut, yaitu:
- kurangnya dinamika temporal (analisis tidak memperingatkan munculnya ancaman baru dan berbagai faktor);
- kurangnya indikator kuantitatif dalam analisis, sehingga tidak bisa disebut cukup informatif.
Berdasarkan ini, kita dapat menyimpulkan bahwa analisis SWOT tepat ketika diperlukan untuk segera membuat gambaran objektif tentang realitas untuk menetapkan atau menyesuaikan tujuan dan sasaran. Dan juga penelitian ini terjadi ketika perusahaan mengimplementasikan rencana strategis, bergerak menuju tujuan tertentu, dan itu adalah analisis yang dapat dengan cepat mengungkapkan seberapa efektif implementasi program yang ditetapkan.
Bagaimana menganalisis?
Sebelum Anda mempelajari contoh analisis SWOT, penting untuk membaca petunjuk kompilasinya. Secara konvensional, proses pelaksanaan kegiatan analisis menurut metodologi SWOT dapat dibagi menjadi lima tahap utama, di mana informasi dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam formulir pelaporan standar (balanced scorecard).
Langkah pertama adalah mempersiapkan analisis. Hal ini diperlukan untuk menganalisis urusan saat ini di pasar, untuk mengetahui apakah karakteristik produk atau layanan yang diberikan sesuai dengan permintaan saat ini. Sangat penting untuk memperhatikanpendapat konsumen tentang perusahaan turunannya. Selanjutnya, Anda perlu melakukan analisis kompetitif, mencari tahu seberapa baik kinerja pesaing utama. Pada titik ini, penting untuk diingat bahwa mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan suatu organisasi sangat mudah jika dibandingkan dengan bisnis pesaing.
Selanjutnya, penting untuk secara jelas mendefinisikan faktor internal yang berpotensi mempengaruhi daya saing, ini dapat berupa profesionalisme personel, keadaan peralatan, kurangnya sumber daya, dll. Artinya, dengan cara ini, gambaran yang jelas akan dibentuk, di mana mereka akan terlihat, siap apakah perusahaan saat ini memperjuangkan konsumen dan manajemen apa yang harus memberi perhatian khusus untuk menghilangkan kekurangan. Dan juga pada tahap ini, indikator seperti properti produk, pengakuannya di pasar, loyalitas konsumen, harga, bermacam-macam, peralatan teknologi dan ketersediaan paten, distribusi, serta positioning produk dan kampanye iklan yang sedang berlangsung dipelajari.
Tahap kedua melibatkan studi tentang faktor lingkungan dan kemungkinan ancaman. Pada tahap analisis ini, Anda bisa mendapatkan informasi seperti itu tentang kemungkinan memperluas perusahaan dan menaklukkan kelompok target konsumen baru, meningkatkan jangkauan, mengembangkan teknologi baru yang dapat mengurangi biaya produksi. Saat menilai potensi ancaman, penting untuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti kemungkinan mengubah gaya hidup konsumen (kenaikan atau penurunan upah, perubahan budaya dalam pikiran sekelompok orang, dll.), yang dapat mengarah pada produk. pengabaian, munculnya yang barupesaing, resesi, perubahan demografis.
Tahap ketiga adalah pembentukan tabel dari informasi yang diterima. Seperti disebutkan sebelumnya, semua informasi harus dimasukkan ke dalam formulir pelaporan terpadu, yang disebut balanced scorecard atau kartu skor berimbang. Dalam kasus analisis SWOT, ini adalah tabel yang terdiri dari empat kotak, di mana masing-masing kotak menjawab pertanyaan tentang kekuatan (S), kelemahan (W), peluang (O) dan ancaman (T).
Tahap keempat melibatkan pembentukan laporan. Untuk mulai dengan, kekuatan perusahaan, yang merupakan keunggulan kompetitif, dicat. Berikut ini menjelaskan bagaimana perusahaan berkembang karena kekuatan ini. Setelah itu, proposal disiapkan untuk mengubah kelemahan perusahaan menjadi kekuatan. Hal yang sama dilakukan dengan ancaman - cara ditemukan dari memformat ulang ke peluang baru. Kebetulan tidak ada cara logis untuk mengubah momen negatif menjadi momen positif. Dalam hal ini perlu disiapkan program untuk meminimalisir kerugian akibat dampak ancaman.
Setelah formulir diisi, perlu dilanjutkan ke penarikan kesimpulan. Metode berikut dapat digunakan di sini:
- Metode cepat. Dalam hal ini, semua masalah sekunder dikecualikan, dan ada konsentrasi pada tujuan utama. Dalam hal ini, item tambahan dikeluarkan dari formulir.
- Metode matriks. Dalam hal ini, strategi tertentu untuk menyelesaikan tugas terbentuk, yaitu tindakan S-O, W-O,S-T, W-T. Aktivitas S-O adalah aktivitas yang memanfaatkan kekuatan dan peluang perusahaan. Tindakan W-O adalah program yang membantu mengatasi kelemahan dan memanfaatkan sepenuhnya peluang yang tersedia. Tindakan S-T adalah aktivitas yang melibatkan pencocokan kemungkinan ancaman dengan kekuatan yang ada, yang jika muncul masalah, akan membantu perusahaan menghindari kerugian besar. Tindakan W-T adalah aktivitas yang melibatkan mengatasi kelemahan perusahaan dengan mengekspos mereka secara kondisional ke ancaman potensial.
Pada tahap kelima pembuatan laporan, presentasinya disiapkan. Di sini, poin-poin seperti itu, pengantar, argumentasi singkat dari matriks yang dibangun dan penguraian data yang diperoleh, kesimpulan, proposal, harus dirumuskan dengan jelas, dan rencana aksi untuk perusahaan harus disiapkan untuk mencapai tujuan.
Contoh analisis
Dalam contoh analisis SWOT ini, pertanyaan kunci untuk membangun matriks ditulis. Jadi:
- Kekuatan perusahaan (S): perusahaan dan produknya dikenal konsumen, tingkat loyalitas berada pada tingkat yang tepat, harga sesuai dengan solvabilitas audiens target, bermacam-macam beragam, toko bermerek terletak dalam jarak berjalan kaki untuk audiens target pembeli.
- Kelemahan perusahaan (W): di bidang manufaktur, persentase produk cacat meningkat secara signifikan, pergantian staf telah muncul, perusahaan menggunakan teknologi manufaktur yang sudah ketinggalan zamanproduk.
- Peluang (O): penjualan barang melalui aplikasi seluler dan toko online, peningkatan variasi, pembelian mesin dan peralatan baru, kemungkinan mengembangkan sistem baru untuk mendorong, memotivasi, dan merangsang karyawan.
- Ancaman (T): peningkatan jumlah toko pesaing, perubahan undang-undang perpajakan.
Dengan demikian, dengan data tersebut, manajemen dapat membentuk rencana tindakan yang jelas dan membuat keputusan yang akan membantu menghindari kerugian finansial.
