Aktivitas proyek memungkinkan Anda mengoperasikan rasio sumber daya, waktu, dan kualitas produk akhir secara paling efektif. Dengan bantuan perencanaan yang kompeten, dimungkinkan untuk menerapkan tindakan manajemen korektif secara tepat waktu setiap saat di setiap tahap siklus hidup proyek. Penggunaan metodologi yang tepat memungkinkan untuk menghitung terlebih dahulu total biaya pembuatan dokumentasi teknis, durasi rata-rata implementasi, dan menentukan orang yang bertanggung jawab di setiap tahap (struktur OBS, matriks RAM). Penting untuk merencanakan dengan benar daftar lengkap pekerjaan (membangun basis WBS proyek) dan urutan pelaksanaannya (gambarkan jaringan PDM). Sebuah rantai tugas harus diidentifikasi terlebih dahulu, kemajuan yang harus paling hati-hati dikendalikan. Karena mereka tidak memiliki cadangan, total durasi pelaksanaannya menentukan total durasi proyek (sesuai dengan metode jalur kritis).
Fasilitas manajemen yang signifikan difasilitasi oleh alat seperti matriks tanggung jawab (atau linierjadwal). Itu dibangun atas dasar struktur WBS yang telah dikembangkan sebelumnya (dasar hierarkis untuk pekerjaan yang dilakukan) dan struktur OBS (struktur organisasi oleh para pemain). Digunakan untuk melatih kepemimpinan melalui pengenalan prinsip tanggung jawab (Principle Responsibility).
Hal ini diperlukan untuk mempersonalisasi setiap tugas yang terdapat dalam program sesuai dengan spesialis yang sesuai. Matriks tanggung jawab dibuat untuk proyek - ini adalah tampilan koneksi yang direncanakan (paling sering - grafik). Digambarkan dalam bentuk tabel berdasarkan rasio struktur WBS dan OBS. Kemudian yang pertama direpresentasikan sebagai baris vertikal matriks, dan yang kedua sebagai kolom horizontal. Untuk setiap elemen WBS, diidentifikasi seorang pegawai yang akan mengkoordinir pelaksanaannya. Tanda yang sesuai diletakkan di persimpangan dua komponen.
Matriks Tanggung Jawab, jika dilakukan dengan benar, akan memberikan gambaran tentang siapa yang mengelola eksekusi setiap tautan dalam struktur hierarki tingkat bawah. Hanya satu orang yang dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan salah satu elemen WBS. Tetapi kemajuan beberapa komponen pekerjaan dapat dikendalikan oleh satu orang.
RAM - ini adalah bagaimana matriks tanggung jawab proyek (Matriks penugasan tanggung jawab) secara singkat dilambangkan - distribusi pelaporan dan tanggung jawab dalam bentuk tabel. Untuk program yang terorganisir dengan baik, aturan harus diperhatikan bahwa eksekusi setiap:tujuan dikendalikan oleh badan pengatur tertentu. Misalnya, manajer proyek - misi (semua tugas), pelaksana yang bertanggung jawab - elemen individu, dll. Sebenarnya, dengan cara ini pohon tujuan dibangun. Itu harus sesuai dengan urutan pembagian struktur, yang dipercayakan dengan implementasi ide. Tanggung jawab fungsional semua orang yang terlibat dalam pekerjaan yang direncanakan ditentukan oleh matriks tanggung jawab. Ini berfungsi untuk menentukan serangkaian tugas, dan orang-orang secara pribadi bertanggung jawab atas pelaksanaannya.
Perangkat lunak khusus membuat persiapan proyek lebih mudah. Dengan bantuannya, Anda dapat membuat struktur WBS dan OBS, daftar pekerjaan dengan organisasi secara bertahap dan kontrol lebih cepat. Matriks tanggung jawab RAM yang sama dibuat, tetapi dalam bentuk yang lebih detail. Jadi, tanpa usaha yang tidak semestinya, dimungkinkan untuk mendapatkan tabel yang diperlukan dalam paket perangkat lunak yang sesuai. Dan juga, jika perlu, dengan cepat mengubah data apa pun pada proyek, sekaligus menerima tampilan grafis yang diperbarui.
