Kegiatan proyek perpustakaan: bentuk, metode, tahapan pengembangan, dan contoh

2024 Pengarang: Henry Conors | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-02-12 09:02

Hari ini, tidak ada perpustakaan tersisa di tanah air yang tidak membuat berbagai proyek, tidak mengikuti berbagai kompetisi, karena kegiatan proyek perpustakaanlah yang meningkatkan kondisi keuangan lembaga, dan memperkuat perannya di daerah. Dengan demikian, kualitas layanan meningkat, dan pembaca puas. Aktivitas proyek perpustakaan memungkinkan Anda untuk memperoleh gambar Anda sendiri dan membuatnya jauh lebih baik. Beginilah cara pandang baru muncul dalam karya.

Proyek apa saja

Sifat dan target proyek bisa sangat berbeda. Misalnya, proyek percontohan. Ini adalah tahap implementasi uji coba pertama, yang akan memastikan bahwa sistem tindakan yang dipilih efektif dan mudah diterapkan. Pada saat yang sama, seluruh kelompok kerja karyawan yang terlibat dalam proyek dilatih. Bentuk dan metode kegiatan proyek perpustakaan ditentukan, kebutuhankonfigurasi sistem kerja, rencana tindakan organisasi dan teknis. Semua ini memberikan proyek percontohan sudah pada tahap pertama implementasi. Biaya berkurang secara signifikan, dan pada saat yang sama, pelaksanaan proyek dalam skala penuh dipercepat. Durasi versi percontohan proyek dibatasi hingga tiga puluh hari.

Proyek informasi disiapkan murni sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pengguna. Kegiatan inovatif dan desain perpustakaan mencakup proyek berdasarkan perubahan signifikan, perubahan format yang sudah dikenal, penggunaan teknologi dan inovasi modern. Proyek inovatif selalu menarik banyak perhatian dari pengguna. Proyek pemasaran dirancang untuk koneksi seluas mungkin dengan publik daerah tersebut, dan koneksi ini harus saling menguntungkan. Proyek strategis adalah kegiatan jangka panjang dengan prospek yang jauh. Desain organisasi selalu diarahkan ke tingkat yang lebih kompleks. Misalnya, orang berkumpul untuk memecahkan masalah yang sangat kompleks dan mengembangkan proyek yang jauh lebih besar.

Proyek bisnis atau kemitraan didasarkan pada kesepakatan antara individu dan badan hukum, di mana hak dan kewajiban adalah sama. Proyek ekonomi disusun dalam bentuk jangka panjang, di mana tugas-tugas prioritas perpustakaan diselesaikan. Tenggat waktu, bagaimanapun, dalam jenis proyek ini selalu ditetapkan dengan tepat. Proyek pendidikan paling sering digunakan dalam kegiatan proyek perpustakaan anak, karena arahan di sini hanya dapat berupa pelatihan, peningkatan keterampilan, pengetahuan, dan pendidikan umum. Proyek sosial biasanya dimaksudkansatu kategori orang dan ditujukan untuk membantu, meningkatkan kehidupan mereka.

Proyek budaya dan rekreasi sangat populer di mana-mana, di setiap kegiatan proyek perpustakaan pedesaan didasarkan pada bentuk pekerjaan ini. Di sini perpustakaan bertindak sebagai pusat rekreasi, acara semacam itu biasanya sangat spektakuler: ini adalah malam musik dan sastra, pertunjukan teater, presentasi, festival, hari libur nasional, malam kreatif, dan berbagai pameran. Proyek pengembangan profesional dilaksanakan dalam tim karyawan dan ditujukan untuk meningkatkan, meningkatkan keterampilan khusus karyawan perpustakaan.

Mega dan monoproyek

Ada sejumlah besar klasifikasi proyek yang luar biasa. Secara terpisah, mereka dapat dipertimbangkan dalam skala dan dibagi menjadi internasional, antarnegara bagian, regional dan antarwilayah, nasional, sektoral dan antarsektor, departemen, perusahaan, serta proyek yang dilaksanakan dalam satu perpustakaan. Yang terakhir ini bisa disebut monoproyek, tetapi ada juga multiproyek - implementasinya dilakukan di beberapa perpustakaan, dan megaproyek - sangat luas, setidaknya proyek regional.

Tidak ada definisi terpadu dari istilah "megaproyek" dalam publikasi domestik. Namun, bahkan program dan kegiatan proyek perpustakaan pedesaan kadang-kadang terlibat dalam program terpadu khusus dengan satu tujuan dan banyak proyek heterogen, terkait erat satu sama lain, dilaksanakan di berbagai tingkat manajemen. Di tingkat regional, megaproyek juga mencakupmulti-proyek, dan proyek tunggal, paling sering dikaitkan dengan pengembangan lingkungan budaya - sektor perpustakaan, teater, museum, pusat rekreasi. Tapi syarat utamanya: semua proyek harus disatukan oleh satu tujuan, alokasi material dan sumber daya keuangan, serta kerangka waktu pelaksanaan.

Megaproyek selalu dikembangkan di tingkat atas pemerintahan - di antarnegara bagian, negara bagian, republik atau di tingkat wilayah atau teritori. Mereka selalu mahal, memakan waktu, dengan implementasi yang lama, melibatkan daerah-daerah terpencil dengan infrastruktur yang kurang berkembang. Tetapi mereka selalu berdampak pada lingkungan budaya dan sosial di seluruh wilayah atau bahkan negara.

Di sini kita membutuhkan metode manajemen dan koordinasi khusus, persiapan yang matang. Contoh kegiatan program dan proyek perpustakaan skala mega adalah diadakannya acara Perpustakaan Pushkin yang diprakarsai oleh Yayasan Soros pada tahun 1998, yang dilakukan dalam skala yang sangat besar, berlangsung selama tiga tahun, dan hanya yang pertama terjual. 20 juta dolar. Berpartisipasi dalam megaproyek perpustakaan di wilayah 83 mata pelajaran Federasi Rusia.

Ide proyek

Setiap proyek selalu merupakan serangkaian tindakan yang ditujukan untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah tertentu. Dan setiap masalah memiliki asal-usul dan solusi akhir. Oleh karena itu, pencapaian hasil akhir dalam kegiatan proyek perpustakaan selalu ada. Ide proyek tentu penting dalam hal sosial, bahkan jika proyek itu sendiri kecil dan sederhana, ituhasilnya tentu akan berguna dan dibutuhkan oleh sebagian masyarakat tertentu. Kegiatan proyek perpustakaan selalu ditujukan pada hasil tertentu. Ini bisa berupa konsep atau layanan apa pun yang diselesaikan dalam komposisi dan propertinya, seperti yang digambarkan dalam proyek.

Mengapa perpustakaan membutuhkan proyek? Ini, pertama-tama, adalah kegiatan non-komersial, tetapi penting karena berfungsi untuk mengubah situasi dalam menyediakan akses ke semua jenis informasi yang paling berkualitas tinggi, lengkap, efektif - baik untuk kelompok pembaca sasaran maupun untuk masyarakat setempat dalam cakupan yang seluas-luasnya. Program dan kegiatan desain perpustakaan yang paling populer. Secara umum diyakini bahwa proyek bersama adalah yang paling efektif, ketika kerja sama dilakukan dengan perpustakaan lain, lembaga budaya atau informasi, dengan otoritas lokal, serta dengan organisasi nirlaba. Hal ini tentu saja benar, tetapi bukan berarti perpustakaan tidak dapat melaksanakan kegiatan program dan proyek sendiri dengan sukses.

Tahap pengerjaan proyek

Ketika sebuah proyek dilaksanakan, layanan baru selalu muncul - sosial, budaya, informasi, pendidikan, peluang baru terbuka, bahkan struktur baru muncul. Jauh sebelum penyusunan laporan program dan kegiatan proyek perpustakaan, relevansi penyelenggaraan acara tersebut menjadi jelas. Setiap proyek memiliki sifat dasar yang sama. Ini adalah batas waktu - dari saat proyek dimulai hingga penyelesaian masalah yang lengkap, yaitupenyelesaian pekerjaan, ketika penyelesaian hasil dalam pemecahan masalah yang ditunjukkan dalam proyek dan terstruktur secara menyeluruh ditunjukkan.

Di bawah ini akan ditunjukkan secara khusus bagaimana laporan ditulis tentang program dan kegiatan proyek perpustakaan secara keseluruhan, dan bagaimana proyek terpisah secara khusus. Saat mengimplementasikan proyek apa pun, sejumlah sumber daya akan diperlukan untuk memastikan pencapaian tujuan. Tahapan pengerjaan proyek perpustakaan dapat digambarkan sebagai berikut: pertama, konsep dikembangkan, kemudian diimplementasikan, dan kemudian diselesaikan. Inspirasi dapat ditemukan dengan melihat proyek-proyek lain yang sudah dikembangkan. Kegiatan proyek di perpustakaan selalu diawali dengan ini. Dan selalu ada ide Anda sendiri. Pada tahap awal, data primer dikumpulkan dan dianalisis, situasi masalah diidentifikasi yang perlu diubah. Kemudian tujuan ditentukan, tugas ditetapkan, persyaratan utama dan sumber daya dana dan waktu yang diperlukan ditunjukkan.

Setelah itu, lingkungan proyek dianalisis, pemilihan peserta, risiko diidentifikasi. Dalam prosesnya, semua cara yang mungkin untuk memecahkan masalah ini ditentukan dan yang optimal dipilih. Semua proyek yang berhasil dikembangkan dalam kegiatan proyek perpustakaan dimulai dengan cara ini. Usulan yang paling menarik untuk memecahkan masalah yang diidentifikasi diterima. Dan dengan konsep yang sudah jadi, Anda bisa mulai mencari pembiayaan. Tidak banyak organisasi yang siap membiayai perpustakaan, tetapi Anda masih dapat menemukannya. Aplikasi pendanaan sedang dibuat.

Ide, tujuan, tugas

SebelumnyaPertama-tama, perlu untuk memutuskan ide utama proyek: kelompok pengguna mana yang membutuhkan implementasinya, apakah ide proyek memenuhi kebutuhan dan persyaratan audiens target, serta situasi saat ini, mengapa perlu bisa timbul sama sekali dan apakah perpustakaan ini dapat mengatasi masalah tersebut. Di sini perlu untuk menghubungkan persyaratan: kegiatan proyek di perpustakaan sekolah berbeda secara signifikan dari universitas. Idenya perlu dikonfirmasi dengan data konkret, penilaian ahli, statistik nyata, permintaan pengguna, publikasi pers, dan sejenisnya.

Kesulitan terbesar muncul dalam perumusan tujuan dan sasaran. Tujuannya, seperti biasa, adalah hasil jangka panjang, produk akhir, persis apa yang menyebabkan kebutuhan untuk mengimplementasikan proyek, yaitu, sejauh ini pernyataan umum, secara kuantitatif dan kualitatif tidak dikonfirmasi oleh apa pun. Formula untuk hasil yang diinginkan. Contoh sukses kegiatan proyek perpustakaan menunjukkan bahwa sifat jangka panjang dari hasil tidak mencegah pencipta menjawab pertanyaan "mengapa?". Tugas biasanya lebih mudah, lebih cepat, dan lebih mudah untuk ditangani, karena terkait erat dengan masalah yang dipecahkan, selalu spesifik dan memberikan hasil antara proyek hingga hasil akhir, mencerminkan perubahan situasi - kuantitatif dan kualitatif, dan sebagian besar yang penting - mereka selalu beraksi.

Itulah mengapa perlu menetapkan tugas yang luas dan tepat dalam hal. Ketika keputusan berbunyi: "perbaiki ini" atau "perbaiki ini", tugas itu sendiri akan tetap tidak lengkapdiselesaikan karena tidak ada hasil spesifik yang ditunjukkan. Laporan kegiatan proyek di perpustakaan tidak boleh mengandung kata-kata yang tidak jelas seperti itu. Di sini kita membutuhkan kata kerja yang jelas: "ubah ke ini", "gabungkan ini dan itu", "buat ini", dan seterusnya. Anda dapat menguji diri sendiri dengan pertanyaan ketika merumuskan masalah. Misalnya: apakah tugas ini memiliki tenggat waktu yang tepat untuk penyelesaiannya, lakukan "apa" dan "bagaimana" ganti "mengapa" dan "mengapa" di mana-mana, apakah mungkin untuk memeriksa dan mengukur hasil penyelesaian tugas ini, apakah tugas ini layak sama sekali, apakah kondisi tugas ini jelas bagi semua orang, akankah solusi tugas ini menjadi lebih signifikan dalam hal hasil daripada tujuannya sendiri?

Fase Pengembangan

Isi dari fase pengembangan adalah mengerjakan semua komponen utama yang terkandung dalam proyek, dan mempersiapkannya sepenuhnya untuk implementasi. Pertama, sekarang perlu menunjuk manajer proyek dan membentuk tim. Kedua, mengembangkan struktur proyek, sumber daya, mengidentifikasi pekerjaan utama dan menentukan hasil akhir dari setiap tahap.

Rencana terjadwal, jadwal kerja disusun, dukungan dipikirkan - anggaran dan perkiraan proyek, teknologi kontrol dan manajemen ditentukan, kemungkinan risiko dihitung. Akhirnya, pada tahap ini, kesepakatan ditandatangani untuk membiayai proyek. Semua perencanaan struktural ini harus memasuki tahap pembangunan.

Ini harus benar-benar jelas bagi pencipta proyek pada saat ini jenis kegiatan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai yang dimaksudhasil, baik menengah maupun akhir. Pada tahap ini, sudah ditentukan dengan jelas apa yang sebenarnya akan dilakukan, siapa yang akan melakukan tindakan yang direncanakan, bagaimana dia akan melakukannya, kapan akan terjadi, apa urutan tindakannya, sumber daya apa yang dibutuhkan semua ini.

Tahap Implementasi

Sekarang perlu untuk memahami pekerjaan utama proyek, yang mana manajer, ketika setiap tindakan dilakukan, akan terus memantaunya. Untuk melakukan ini, ia akan memerlukan pemantauan terperinci mengenai pengumpulan semua data aktual untuk membandingkannya dengan rencana. Pada akhir proyek, semua tujuan akhir yang digariskan pada tahap awal pekerjaan harus dicapai. Hasilnya harus diringkas dan proyek ditutup.

Pada tahap implementasi proyek, konten utama pekerjaan biasanya terdiri dari pengorganisasian perusahaan periklanan, dalam melakukan presentasi, setelah itu proyek dijalankan. Materi metodologis dan publikasi di media massa sedang dikembangkan. Hasil proyek dievaluasi, hasilnya diringkas dan kemudian bagian pelaporan mengikuti.

Laporan disiapkan secara informatif dan finansial (untuk organisasi yang menjadi sponsor). Proyek ini ditutup, terkadang dengan sungguh-sungguh. Proyek terbaik adalah yang tidak pernah berakhir dalam bentuk manfaat yang dibawanya. Dalam hal ini, hasilnya berkelanjutan dan pengalaman yang diperoleh dapat dibagikan dengan organisasi dan perpustakaan lain.

Dokumentasi proyek

Desain proyek didokumen akan terlihat seperti ini:

1. Pada halaman judul - nama proyek, penulisnya, dan organisasi pemohon.

2. Bagian pengantar dengan deskripsi singkat proyek - tidak lebih dari lima kalimat, di mana pernyataan dan deskripsi masalah yang dibuat proyek diuraikan, kemudian bukti yang meyakinkan tentang kebutuhan dan pembenaran untuk relevansi proyek (banyak sedikit membesar-besarkan signifikansi ini, dan memang demikian).

3. Tujuan proyek dan hasil akhir setelah implementasinya ditunjukkan.

4. Tugas dan cara penyelesaiannya berjajar.

5. Informasi rinci tentang peserta proyek. Tentang manajer proyek. Tentang pemain. Tentang mitra.

6. Isi umum proyek dengan daftar kegiatan yang diperlukan untuk memecahkan setiap masalah. Di sini nyaman untuk menggunakan tabel dan grafik dengan tanggal kejadian dan indikasi orang yang bertanggung jawab.

7. Perkiraan biaya - anggaran proyek.

8. Semua tentang hasil yang diharapkan.

9. Tentang prospek pengembangan berdasarkan hasil proyek.

Kata Penutup

oleh karena itu, proses kreatif ini menarik karyawan tanpa paksaan, serta pengunjung perpustakaan dan penduduk lain di sekitarnya.

Perlu menulis tentangbahwa pekerjaan proyek yang penuh dengan kegembiraan dan ucapan terima kasih, berkontribusi tidak hanya untuk pelestarian, tetapi juga untuk kemakmuran setiap perpustakaan, sehingga menarik perhatian otoritas dan struktur bisnis, berbagai organisasi, asosiasi, dan masyarakat umum.

Perundang-undangan dan peraturan baru

Dalam beberapa dekade terakhir, banyak perubahan sosial dan ekonomi telah terjadi di negara kita. Perlu dicatat bahwa situasinya belum sepenuhnya diselesaikan. FZ-131 diadopsi pada pemerintahan sendiri lokal, misalnya, yang sangat memperumit kehidupan dan aktivitas perpustakaan. Namun, pendekatan lain untuk mengelola situasi saat ini sedang dikembangkan.

Dan pengembangan proyek adalah salah satu cara paling efektif untuk memindahkan kepustakawanan ke arah modern. Sejauh ini, teknik ini belum sepenuhnya dikembangkan dan seringkali bersifat spontan, namun, bahkan dalam kasus ini, mereka menunjukkan efek yang tinggi, bahkan jika perpustakaan terbatas pada implementasi hanya elemen individu dari arah ini.

Sistem distribusi yang direncanakan sudah ketinggalan zaman, regulasi hukum juga, manajemen didesentralisasi. Semua perubahan ini tidak bisa tidak mempengaruhi psikologi masyarakat, termasuk pustakawan. Satu-satunya hal yang datang untuk menyelamatkan adalah teknologi komputer, yang telah membuat lompatan tajam dalam perkembangan akhir-akhir ini. Ini sangat berharga dalam kegiatan proyek perpustakaan mana pun - perkotaan, pedesaan, dan anak-anak.