Risalah rapat: struktur dan isi

2024 Pengarang: Henry Conors | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-02-12 08:59

Risalah rapat merupakan dokumen yang mencerminkan semua keputusan penting dari acara ini. Penyusunannya yang tidak tepat, baik dalam arti maupun dalam pelaksanaannya, dapat menyebabkan dibantah oleh para peserta rapat. Selain itu, ada potensi bahaya membuat keputusan manajemen yang salah jika risalah rapat produksi berisi informasi yang menyimpang. Kumpulan rekomendasi sederhana akan membantu Anda mengaturnya dengan benar.

Teks dokumen ini biasanya berisi dua bagian: pendahuluan dan utama. Risalah rapat (babak pertama) mencakup deskripsi parameter utama acara: posisi, nama lengkap. anggota, ketua dan sekretaris. Ketika salah satu dari mereka yang hadir memiliki status khusus (diundang, ahli, pengamat, dll), ini juga dicatat dalam dokumen. Jika rapat dihadiri oleh banyak orang, maka risalah rapat tersebut dapat memuat data-data tentang merekalembar tersendiri yang merupakan lampiran tidak terpisahkan dari dokumen tersebut. Bagian pendahuluan diakhiri dengan agenda, yang berisi daftar masalah yang sedang dipertimbangkan. Diinginkan untuk mengaturnya dalam urutan kepentingan, tetapi mungkin ada faktor lain yang mempengaruhi tempat dalam daftar pertanyaan. Misalnya, struktur agenda mungkin bergantung pada hubungan logis bagian dari masalah atau pekerjaan orang-orang yang berpartisipasi dalam acara tersebut. Dokumen itu sendiri dibuat di atas kop surat organisasi (divisinya), harus ditunjukkan pada saat pertemuan berlangsung.

Risalah rapat pada bagian utama harus sesuai dengan bagian pendahuluan. Secara khusus, item-itemnya harus berjalan dalam urutan yang sama seperti dalam agenda. Algoritme untuk menyusun teks yang mencatat informasi pada setiap item agenda adalah sebagai berikut: "mendengarkan", "berbicara", "memutuskan". Aturan utama saat menulis bagian protokol ini adalah tidak boleh berubah menjadi semacam transkrip.

Secara khusus, subparagraf "mendengarkan" menjelaskan siapa yang menjadi pembicara utama tentang masalah tersebut, apa yang dia usulkan di akhir pidatonya. Menurut pembicara, juga ditunjukkan siapa yang mengatakan apa yang dia usulkan. Keputusan tersebut menetapkan posisi akhir mayoritas peserta rapat. Jika diambil dengan pemungutan suara, maka ditunjukkan berapa banyak orang yang mendukungnya, berapa banyak yang menentangnya, serta berapa banyak yang abstain. Tergantung pada pentingnya masalah yang dibahas, nama lengkap dapat dicantumkan. orang yang telah mengambil satu posisi atau lainnya.

Risalah rapat dibuat oleh sekretaris, dokumen itu sendiri ditandatangani oleh pelaksana dan ketua rapat. Sumber informasi untuk penyusunannya adalah draf tulisan tangan, rekaman yang dibuat dengan perekam suara, transkrip. Jika penyelesaian masalah yang diidentifikasi selama rapat memerlukan otoritas pejabat yang lebih tinggi yang tidak berpartisipasi dalam rapat, persetujuan keputusan oleh kepala ini dapat diberikan tambahan. Protokol yang ditandatangani dan didaftarkan dapat dikirim sebagai dokumen tunggal atau sebagai ekstrak kepada pejabat yang hanya dicakup oleh sebagian pertanyaan.