Setiap kantor modern dari sebuah perusahaan tidak dapat dibayangkan tanpa mini-PBX. Bagaimanapun, perangkat ini bertanggung jawab untuk mengatur interkom berkualitas tinggi dan penggunaan saluran telepon kota yang rasional. Hari ini, perjuangan antara pekerja kantoran untuk mendapatkan hak untuk menelepon dari satu-satunya nomor yang tersedia adalah sesuatu dari masa lalu. Saat ini, masalah ini diselesaikan dengan menggunakan jalur eksternal dan internal. Tidak perlu menambah jumlah nomor telepon tetap. Bagaimana cara memilih PBX untuk kantor dan cara menginstalnya? Anda akan menemukan jawaban untuk pertanyaan ini dan pertanyaan lainnya di artikel ini.
Apa itu PBX?
Office PBX adalah pertukaran telepon otomatis kecil. Ini dirancang untuk melayani sejumlah kecil nomor kota. Dengan perangkat seperti itu, perusahaan tidak dapat mengalokasikan saluran terpisah untuk setiap nomor yang digunakan. Ini mengarah pada pengurangan biaya panggilan.
Mini PBX memusatkan beban pada saluran. Karena kenyataan bahwa masing-masing dari mereka digunakan lebih darisecara intensif, perusahaan dapat menolak sebagian dari nomor telepon rumah atau memastikan fungsi normal perusahaan dengan defisitnya.
Prinsip pengoperasian mini-PBX untuk kantor mirip dengan pengoperasian stasiun multi-saluran, yang dioperasikan oleh operator telepon. Perbedaannya hanya terletak pada jumlah service room. Untuk instalasi kantor, jumlah ini jauh lebih rendah. Selain itu, mini-PBX dicirikan oleh kerusakan pada jalur internal dan eksternal.
Bagaimana memilih PBX untuk kantor? Baca lebih lanjut tentang ini di bawah ini.
Bagaimana memilih PBX?
Untuk membuat pilihan yang tepat saat membeli mini-PBX, Anda perlu menentukan data input dan menunjukkan kriteria yang diinginkan.
Input data berarti jumlah saluran tetap yang tersedia dan jumlah ekstensi kerja yang diinginkan. Distribusi standar adalah sebagai berikut: setiap jalur kota sesuai dengan 3-4 jalur internal. Bagaimanapun, ketika menentukan jumlah nomor yang dilayani, disarankan untuk berkonsultasi dengan spesialis instalasi mini-PBX untuk kantor. Kapasitas terkecil dari perangkat tersebut adalah 3 saluran tetap dan 8 ekstensi.
Perlu diklarifikasi apakah setelah instalasi mini-PBX kantor akan ada saluran eksternal dan internal gratis. Cadangan seperti itu seharusnya tidak besar, tetapi jika sama sekali tidak ada, sejumlah masalah mungkin muncul dalam waktu dekat. Kita tidak boleh melupakan saluran internal untuk faks dan modem.
Anda juga harus memutuskan produsennya. Perusahaan paling populer yang memproduksi mini-PBX untuk kantor adalahPanasonic dan LG.
Ada sejumlah pertanyaan penting yang perlu didiskusikan dengan spesialis koneksi PBX:
- adanya adaptor bawaan untuk kemampuan menghubungkan baterai catu daya yang tidak pernah terputus;
- perlunya konektor untuk menghubungkan komputer yang menyimpan protokol negosiasi;
- kemampuan untuk mengatur mode distribusi beban secara merata di setiap jalur kota.
Sekarang Anda tahu cara memilih PBX untuk kantor. Saatnya untuk melihat lebih dekat fitur utama perangkat ini.
Fitur utama PBX
Office PBX memiliki fungsi utama sebagai berikut:
- Penerusan panggilan. Fungsi ini adalah yang paling populer terlepas dari jenis aktivitas perusahaan. Ini memungkinkan Anda untuk meneruskan panggilan masuk ke faks atau ke karyawan perusahaan tertentu. Untuk melakukan ini, cukup tekan nomor ekstensi yang sesuai pada telepon eksklusif dan tutup telepon. Pihak luar akan mendengar melodi sampai sambungan baru dibuat. Jika karyawan tertentu tidak ada, atau salurannya sibuk, panggilan eksternal akan dikembalikan ke telepon sistem lagi.
- "Mencegat" panggilan. Fungsi ini diperlukan jika salah satu karyawan pergi ke desktop lain, dan pada saat itu teleponnya berdering. PBX untuk kantor memungkinkan pekerja ini menerima panggilan bahkan saat bergerak di sekelilingnya. Untuk melakukan ini, karyawan harus menekan kombinasi nomor tertentu di salah satu perangkat.
- Menerima panggilan selama panggilan. Jika panggilan paralel diterima selama percakapan, sinyal tertentu akan terdengar di handset. Dengan menekan kode sederhana, Anda dapat menjawab panggilan ini.
- Pesan koneksi. Jika upaya yang gagal untuk memanggil nomor telepon rumah yang terus-menerus sibuk, Anda perlu memutar kode khusus. Mini-PBX akan memberi tahu bahwa saluran yang diperlukan gratis, dan koneksi akan dibuat secara otomatis.
- "Ikuti saya." Fitur ini memungkinkan Anda untuk meneruskan ke salah satu ekstensi dalam perimeter kantor. Dengan demikian, karyawan tersebut mungkin tidak berada di tempat kerja, tetapi semua panggilan masuknya akan dijawab olehnya.
- Panggilan konferensi. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menambahkan satu atau lebih peserta tambahan ke percakapan telepon. Peserta konferensi bisa internal atau eksternal.
- Menghubungkan ke percakapan. Berkat fungsi ini, manajer dapat terhubung dengan bawahan mana pun kapan saja, bahkan jika ada percakapan telepon pada saat itu. Hanya pelanggan dengan tingkat prioritas yang sesuai yang dapat bergabung dalam percakapan. Proses ini disertai dengan sinyal suara. Tingkat prioritas yang sesuai ditetapkan selama instalasi dan konfigurasi PBX.
Fungsi PBX tambahan
Selain fungsi dasar yang dimiliki PBX kantor secara default, ada sejumlah fungsi tambahan yang berguna dalam kasus tertentu. Beberapa di antaranya dijelaskan di bawah ini.
Jika sekretaris yang menerima panggilan di telepon milik sedang sibuk, panggilan masuk dapat diantrekan. Dalam hal ini, pelanggan eksternal tidak akan mendengar bunyi bip, tetapi pesan suara yang dapat Anda buat sendiri. Ini bisa berupa pesan promosi atau permintaan sederhana untuk tetap terhubung.
Pilihan lain untuk sedikit meringankan sekretaris adalah dengan mengizinkan pelanggan eksternal untuk secara mandiri menghubungi nomor internal yang diperlukan dari karyawan tertentu perusahaan.
Kemampuan untuk menggunakan prosesor ucapan memungkinkan Anda untuk menyediakan setiap ekstensi dengan mesin penjawab. Selain itu, pesan suara ini memungkinkan untuk menangani panggilan masuk tanpa melibatkan operator.
Untuk menentukan karyawan mana yang melakukan panggilan jarak jauh atau internasional, Anda dapat memberikan kode pribadi kepada masing-masing karyawan, yang dengannya orang tersebut dapat menggunakan komunikasi jarak jauh. Jika karyawan tidak memiliki nomor khusus, maka dia tidak akan dapat menghubungi saluran tol.
Berikut ini akan menjelaskan jenis PBX kantor standar dan modern.
PBX Analog
Analogue mini-PBX dapat digunakan ketika jumlah pelanggan internal tidak lebih dari lima puluh, dan tidak ada persyaratan tinggi yang dikenakan pada fungsionalitas jaringan telepon.
Peralatan tersebut mengubah ucapan menjadi sinyal listrik berdenyut atau kontinu yang amplitudonya bervariasi. Untuk hari iniPBX mini analog hari dapat melayani hingga 46 port.
Kelebihan utama peralatan tersebut adalah biaya yang lebih rendah dibandingkan peralatan digital dengan kapasitas yang sama. Kerugian dari PBX analog adalah sejumlah kecil fungsi layanan.
PBX Digital
Digital mini-PBX memungkinkan melayani lebih dari 50 port. Peralatan tersebut mengubah ucapan menjadi aliran pulsa biner menggunakan metode PCM.
PBX Digital lebih mahal daripada analog. Namun berkat ini, perangkat semacam itu memiliki banyak fungsi layanan. Selain itu, PBX ini lebih mudah dipasang di kantor.
PBX Nirkabel
Nirkabel mini-PBX untuk kantor memberikan mobilitas bagi karyawan dan tidak memerlukan kabel. Saat menggunakan perangkat seperti itu, pekerja memiliki telepon radio yang dapat digunakan untuk bergerak di seluruh perimeter.
Tidak seperti seluler, nirkabel gratis. Kapasitas pertukaran telepon mini-otomatis seperti itu dapat ditingkatkan tanpa masalah. Pengoperasian koneksi ini tidak memerlukan izin apa pun.
Tidak seperti telepon kabel, radio dilindungi dari penyadapan dan koneksi rahasia. Kualitas suara saat menggunakan PBX nirkabel tergolong tinggi.
PBX Virtual
Virtual PBX untuk kantor merupakan produk teknologi terkini. Itu terletak di server operator Internet, tidak memerlukan pembelianperalatan dan pekerjaan tambahan berdasarkan jaringan yang tersedia di kantor.
Saat menggunakan peralatan seperti itu, biaya komunikasi diminimalkan. Jika perlu, perluasan kapasitas mini-PBX ini dilakukan dengan sangat cepat.
Jika kantor telah berpindah lokasi, tidak perlu mengganti nomor telepon yang ada. Juga tidak perlu memanggil spesialis untuk menginstal dan menghubungkan mini-PBX - semua kontrol dilakukan melalui Internet.
PBX menggunakan GSM
GSM mini PBX untuk kantor dirancang untuk mengatur komunikasi telepon di tempat-tempat di mana tidak ada kemungkinan jalur reguler, tetapi ada sinyal dari operator seluler.
GSM-gateway membantu meningkatkan jumlah saluran eksternal, sekaligus mengurangi biaya kantor untuk komunikasi seluler. Pemasangannya dimungkinkan di gedung, kota, atau negara mana pun di mana jaringan IP Anda akan tersedia. PBX untuk kantor yang menggunakan peralatan tersebut memberikan kemampuan untuk melakukan panggilan seluler sebanyak mungkin menggunakan tarif antar-jaringan atau korporat bila lebih rendah dari biaya panggilan biasa.
Instalasi PBX
Pemasangan mini-PBX untuk kantor mencakup desain dan peralatan. Mendengarkan pendapat seorang spesialis dalam menghubungkan peralatan tersebut, Anda perlu menentukan opsi yang paling relevan untuk Anda dan kapasitas pertukaran telepon yang diperlukan.
Tahap instalasi selanjutnya adalah instalasi peralatan. Biasanya ituterletak di dalam lemari khusus. Setelah itu, port eksternal dan internal terhubung, semua kabel disilangkan dan ditandai, dan proses pengujian awal sistem dilakukan.
Langkah selanjutnya adalah memprogram dan menyiapkan mini-PBX. Proses ini murni individual untuk klien tertentu, karena keinginan dan persyaratan setiap orang berbeda.
Jika kantor perusahaan terletak di beberapa gedung, maka masing-masing gedung harus memasang mini-PBX sendiri, yang akan berinteraksi satu sama lain menggunakan saluran penghubung digital atau analog. Biasanya, satu telepon sistem yang dipasang di sekretaris digunakan. Staf lainnya harus dilengkapi dengan perangkat konvensional. Jika perlu untuk memasok semua karyawan dengan telepon sistem, Anda perlu membeli kartu sistem tambahan untuk PBX, yang akan memerlukan biaya tambahan.
Kesimpulan
Mini-PBX untuk kantor adalah perangkat khusus untuk pemerataan beban antar saluran telepon pelanggan. Penggunaan peralatan tersebut memungkinkan Anda untuk mengarahkan panggilan masuk ke perangkat komunikasi apa pun, meneruskannya, mengatur mode siaga. Perangkat modern ini memungkinkan Anda untuk mengatur pekerjaan perusahaan secara efektif dan mengurangi biaya komunikasi telepon. Artikel ini menjelaskan cara memilih PBX untuk kantor dan cara menginstalnya.
