Surat permintaan adalah pesan emosional kami yang membutuhkan tanggapan wajib

2024 Pengarang: Henry Conors | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-02-12 08:53

Suka atau tidak, tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan tanpa meminta bantuan dan bantuan. Baik Anda bekerja untuk perusahaan kecil atau besar, Anda pasti akan berinteraksi dengan banyak eksekutif dan karyawan organisasi lain, kolega atau atasan Anda, mitra, dan klien. Pada saat yang sama, Anda melakukan korespondensi bisnis dan pribadi, sering menggunakan email.

Tentu saja, surat permintaan ditulis hanya jika ada alasan yang baik untuk ini: informasi, dokumen, bantuan material, tindakan apa pun diperlukan. Oleh karena itu, teksnya harus sesuai. Dia harus dengan jelas menyampaikan esensi masalah dan cara menyelesaikannya, keinginan atau persyaratan. Tidak dapat diterima untuk memercikkan emosi dalam surat-surat seperti itu, mereka harus ditahan, bahkan jika orang terdekat Anda akan membacanya, belum lagi korespondensi bisnis. Ini lucu, tetapi sebagian besar koresponden yang belum mempelajari aturan etiket pada waktu mereka membuat kesalahan ini dan menulis dalam teks: “Keterlaluan! Kami menuntut! Dengan ketat! Oleh karena itu, seringkali surat permintaan yang terlalu emosional seperti itu tidak menerima reaksi yang diharapkan, tetapidiabaikan begitu saja oleh orang yang menerimanya.

Untuk mencegah hal ini terjadi, sebelum Anda mulai menulis, ajukan pertanyaan kunci: “Untuk apa?”, “Hasil apa yang perlu Anda dapatkan?” Setelah itu, akan lebih mudah untuk merumuskan frasa utama, misalnya: "Saya meminta Anda untuk membiayai proyek …", "Saya mengandalkan partisipasi Anda …" Satu surat permintaan dapat berisi beberapa petisi atau proposal di sekali, maka dicantumkan kata-kata yang relevan, seperti: kami harap…”, “Bersamaan dengan ini…”, “Sekaligus, kami meminta bantuan dalam…”.

Dalam hal apa pun Anda tidak dapat mengabaikan aturan kesopanan dasar, jadi terlepas dari apakah ini surat pribadi atau bisnis, permintaan harus dinyatakan dengan benar. Dan tidak peduli seberapa Anda suka atau tidak suka penerimanya, ingatlah bahwa apa yang ditulis dengan pena (di keyboard) tidak dapat ditebang dengan kapak. Selain itu, pesan apa pun dapat dibaca tidak hanya oleh penerima, tetapi juga oleh kolega, kerabat, teman. Mengapa mempermalukan diri sendiri dan orang lain?

Dalam aturan etiket, serta dalam aturan korespondensi bisnis, sangat penting untuk dapat menyapa lawan bicara. Bahkan bekerja sebagai penjual di warung, tidak dapat diterima untuk meninggalkan seseorang tanpa elemen penting asrama ini, terutama meminta bantuan seseorang. Oleh karena itu, setiap surat permintaan harus dimulai dengan salam singkat dan hormat dan diakhiri dengan ucapan selamat tinggal dan salam perpisahan yang sopan, setelah membaca yang,penerima, bahkan jika dia tidak mengenal Anda secara pribadi, akan mengerti bahwa dia tidak berurusan dengan orang yang histeris, tetapi orang yang mengendalikan dirinya sendiri.

Mari kita bayangkan secara singkat bagaimana seharusnya sebuah surat permintaan terlihat secara struktural? Contoh: sapaan, deskripsi singkat tentang situasi, inti pertanyaan dan permohonan, ungkapan harapan akan bantuan, ucapan selamat tinggal yang sopan.

Dalam hidup kita, setiap hari, dengan tindakan dan tindakan Anda, Anda secara sukarela atau tidak sadar menciptakan reputasi untuk diri sendiri. Surat-surat yang Anda tulis adalah bagian yang sangat penting dari proses kehidupan ini.