Manajemen dokumen adalah tautan penting dalam pekerjaan kantor

2024 Pengarang: Henry Conors | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-02-12 09:00

Alur kerja dipahami sebagai aturan di mana solusi yang ditandatangani dipromosikan di dalam perusahaan atau institusi sejak diterima ke penyimpanan arsip. Dasar dari konsep ini adalah penerimaan dokumen, pertimbangannya, transfer ke badan eksekutif, langkah-langkah organisasi untuk eksekusi, sertifikasi, eksekusi, penyimpanan.

Ini adalah proses yang memperhitungkan contoh pergerakan dokumen bersama dengan kecepatan pergerakannya melalui instance ini. Alur dokumen adalah suatu proses yang harus dikorelasikan dengan kegiatan informasi aparatur administrasi, dengan mendokumentasikan setiap keputusan individu, menyimpan dokumen yang baru diterima.

Banyaknya kekurangan dalam kegiatan banyak aparatur administrasi terkait justru dengan buruknya organisasi pergerakan dokumen. Misalnya, proses peredaran dokumen keputusan manajemen harus mencakup tiga komponen wajib:

• dukungan informasi untuk keputusan yang dibuat (ini termasuk informasi yang dapat dipercaya,mengkonfirmasi kebenaran keputusan);
• mendokumentasikan keputusan itu sendiri (dokumen peraturan);
• kontrol atas implementasi (yang mencakup organisasi pekerjaan yang diusulkan, metode penyelesaian tugas, kepatuhan terhadap kondisi dan tenggat waktu).

Seperti dapat dilihat dari contoh di atas, alur kerja adalah kumpulan informasi yang menjadi dasar keputusan administratif yang akan dikeluarkan; penyusunan keputusan itu sendiri, meliputi penyuntingan, koordinasi, penyusunan hingga persetujuan. Semua tahapan di atas memerlukan perpindahan dokumen tidak hanya antar divisi struktural perusahaan, tetapi juga antar pelaku, mulai dari teknisi, spesialis, hingga manajer. Kesimpulan dari contoh ini adalah sebagai berikut: semakin tinggi kecepatan pergerakan dokumen, semakin tinggi kualitas eksekusinya pada setiap tahap tertentu, semakin baik proses pengelolaan perusahaan secara keseluruhan.

Istilah itu sendiri muncul dalam literatur sejak tahun 1920-an. Kemudian diyakini bahwa alur kerja adalah organisasi kerja yang ditujukan untuk konstruksi rasional aparatur negara secara keseluruhan, distribusi tanggung jawab antara berbagai pelaku dan layanan. Pada tahun 1931, Institut Teknologi Manajemen melakukan upaya pertama untuk mengatur prinsip-prinsip seragam organisasi pekerjaan kantor. Aturan-aturan yang ditetapkan sesuai dengan mana penerimaan dan pengiriman dokumen, aturan untuk pelaksanaan, dan aturan penandatanganan harus dilakukan. Tahapan pembangunan ekonomi berikut menerima regulasi legislatif dari konsep seperti:pekerjaan kantor, di mana penekanan utama adalah pada operasi teknis individu. Program pengelolaan dokumen tidak disebutkan dalam undang-undang ini, meskipun sebenarnya semuanya bermuara pada penataan perpindahan dokumen. Mulai tahun 1974, dokumen induk ditandatangani yang mengatur seluruh proses pengelolaan dokumen, yang masih berlaku.

Undang-undang ini disebut "Sistem Manajemen Arsip Negara Bersatu" (USSD), yang paragrafnya dikhususkan untuk organisasi pergerakan dokumen, metode teknologi pemrosesan, dan aturan penerapannya. Kumpulan ini merumuskan aturan dasar: "Alur dokumen adalah pergerakan operasional dokumen sepanjang jalur terpendek, termasuk waktu dan biaya tenaga kerja minimum." Hanya dengan menerapkan aturan yang disetujui dalam praktik, seseorang dapat mengandalkan peningkatan kehidupan penduduk negara, pertumbuhan ekonomi negara.

Untuk mencapai tujuan ini, diperlukan pemimpin yang cerdas, disiplin, dan bertanggung jawab, yang pengenalan alur kerja berdasarkan USSD akan menjadi masalah kehormatan dan hati nurani.