Kata protokol ada di bibir semua orang. Pekerja kantoran secara teratur mendengarnya selama rapat, petugas polisi menggunakannya dalam kegiatan profesional mereka, dan kepala negara serta diplomat dipaksa untuk mematuhi aturan yang ditentukan olehnya. Apa itu protokol? Kami akan mencari tahu di bawah ini.
Arti protokol
Seperti banyak istilah lainnya, kata ini memiliki beberapa arti. Itu semua tergantung pada bidang kegiatan di mana konsep yang diinginkan diterapkan. Jadi, mari kita lihat situasi yang paling umum saat membicarakan protokol.
Dalam lingkungan bisnis, protokol adalah dokumen yang menjelaskan acara yang sedang berlangsung (rapat, rapat, dewan direksi, dll.).
Kami telah menyebutkan di atas tentang polisi, yang juga sering membuat dokumen serupa. Dalam hal ini, penetapan fakta kejahatan atau pelanggaran tersirat.
Dalam format internasional, protokol adalah seperangkat aturan yang harus diikuti selama pertemuan resmi antara pejabat pemerintah, serta tokoh diplomatik. Misalnya, ada protokol pertemuan para kepalanegara atau berkunjung ke Presiden.
Namun, dalam artikel ini kita akan fokus pada konsep protokol bisnis.
Risalah rapat
Pertemuan bisnis merupakan bagian integral dari semua proses dalam lingkungan bisnis. Mereka dapat berlangsung secara resmi, dengan mempertimbangkan waktu yang ditentukan dan hanya di kantor. Tanggal bisnis informal juga sangat populer. Dalam kasus kedua, Anda dapat melakukannya tanpa konfirmasi protokol percakapan. Jika rapat bersifat resmi, maka harus secara tertulis sesuai dengan semua aturan.
Risalah disimpan oleh sekretaris atau orang lain yang berwenang. Untuk mengikuti alur percakapan, cobalah mencari tahu daftar kasar masalah yang akan dibahas dalam rapat. Akan berguna juga untuk memiliki perekam suara agar tidak ketinggalan detailnya, karena protokolnya adalah deskripsi yang sangat detail dari suatu acara bisnis.
Nama-nama yang hadir dan yang tidak hadir harus dicatat. Untuk diri sendiri, Anda dapat membuat catatan tentang lokasi setiap orang yang datang ke pertemuan untuk menunjukkan kepengarangan kata-kata tertentu tanpa kesalahan.
Di awal setiap pertemuan, urutan pertanyaan yang akan dipertimbangkan ditentukan, pastikan untuk menuliskannya kata demi kata.
Jika ada pemungutan suara dalam rapat, tunjukkan hasilnya (berapa banyak orang yang memilih "untuk" dan berapa banyak yang memilih "menentang"). Jika ada sedikit orang yang hadir dalam rapat, Anda memiliki kesempatan untuk menandai juga nama dan nama keluarga semua yang memberikan suara.
Jangan tundaarsip protokol di belakang kompor, karena selama ini Anda bisa melupakan detail rapat.
Risalah Negosiasi
Negosiasi berbeda dari pertemuan bisnis biasa karena biasanya membahas satu atau beberapa masalah yang memainkan peran besar bagi kedua belah pihak. Dalam hal ini, protokol adalah kesempatan untuk merekam semua nuansa percakapan dan persyaratan para pihak. Masalah yang sedang dipertimbangkan tidak selalu diselesaikan segera setelah negosiasi pertama, sehingga direksi atau karyawan lain membutuhkan waktu dan informasi lengkap tentang pertemuan tersebut.
Protokol negosiasi disusun menurut prinsip yang sama seperti dokumen bisnis lainnya.
Hal ini diperlukan untuk menunjukkan tanggal peristiwa yang dijelaskan, nomor dokumen dan versi lengkap dari judul. Ini diikuti dengan pendahuluan, yang harus menunjukkan daftar mereka yang hadir dan isu-isu utama untuk diskusi.
Pada bagian utama, informasi biasanya dibagi menjadi tiga bagian: “Mendengarkan”, “Diucapkan”, “Memutuskan”. Dalam protokol versi lengkap, kata-kata dari semua pembicara dikutip kata demi kata. Dalam beberapa kasus, ekstrak dari protokol juga dikeluarkan, menduplikasi bagian tertentu darinya.
