Norma dasar dan aturan etiket bisnis untuk pekerja kantoran dan pegawai negeri

2024 Pengarang: Henry Conors | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-02-12 08:52

Ketika Anda mulai bekerja, Anda akan segera menyadari bahwa kemampuan untuk mengikuti aturan dasar etiket bisnis berkontribusi pada kesuksesan profesional di bidang apa pun dan dihargai setinggi kualitas bisnis. Ini akan membantu Anda dengan mudah masuk ke dalam tim mana pun dan dengan cepat mendapatkan kredibilitas dengan rekan kerja dan manajemen, terutama jika Anda dengan cepat berhasil menangkap perbedaan antara etiket bisnis dan sekuler dan belajar memilih garis perilaku yang benar.

Etika Bisnis Dasar

Sopan santun di kantor atau kantor pemerintahan agak berbeda dengan yang dianggap sopan (kebiasaan) di luar.

Jika pemimpinnya laki-laki, perempuan tidak boleh mengharapkannya bangun ketika mereka memasuki kantor. Meskipun ada pria yang dibesarkan dengan baik di antara bos yang memiliki kebiasaan ini dibawa ke tingkat refleks dan yang selalu bangun ketika seorang wanita memasuki ruangan, ini adalah pengecualian. Dan biarlah menyenangkan, tetapi tetap saja nada sekuler di tempat kerja tidak pantas. Di kantor,di instansi pemerintah, bos laki-laki berjalan melewati pintu terlebih dahulu, dan ketika Anda dalam perjalanan bisnis, dia masuk ke mobil terlebih dahulu.
Kata-kata "terima kasih" dan "tolong" dalam lingkungan kerja bahkan lebih diinginkan daripada dalam "kehidupan sosial". Ucapkan terima kasih kepada rekan-rekan Anda untuk setiap layanan, bahkan yang paling tidak penting, dan jangan lupa tentang "kata ajaib" ketika Anda mengajukan permintaan atau sekadar menyampaikan perintah dari atasan Anda kepada salah satu karyawan.
Selalu tersenyum saat menyapa rekan kerja dan membalasnya dengan senyuman.
Berbicaralah dengan orang-orang dengan nada yang tenang dan ramah dan tunjukkan tanda-tanda perhatian kepada mereka, apa pun jenis kelaminnya.
Jika pria yang berjalan di depan Anda ke pintu memiliki banyak dokumen, menyusul dia untuk membuka pintu dan biarkan dia lewat. Bantuan di kantor harus selalu menjadi orang yang lebih nyaman dan nyaman, namun, dalam hubungan resmi ada hierarki yang jelas yang harus Anda rasakan dan pertahankan. Ini tidak berarti bahwa Anda harus malu di depan atasan Anda atau menunjukkan perhatian yang meningkat pada setiap kata, tidak, tetapi Anda harus menghormatinya.

Aturan etiket bisnis yang diterima dapat berbeda secara signifikan tidak hanya di industri yang berbeda, tetapi juga di masing-masing perusahaan. Namun, ada aturan yang harus dipatuhi baik oleh pekerja kantoran maupun pegawai pemerintah. Diantaranya adalah ketaatan terhadap ketepatan waktu, kepatuhan terhadap citra perusahaan dalam berpakaian, kemampuan menjaga rahasia dan kemampuan meninggalkan masalah pribadi di luar pekerjaan. Mari kita bicarakan masing-masing aturan ini secara lebih rinci.

Kebutuhan untuk melakukan semuanya tepat waktu

Aturan etika bisnis di kantor, instansi pemerintah mengharuskan Anda selalu datang kerja tepat waktu, menyelesaikan semua tugas tepat waktu. Keterlambatan, keterlambatan pekerjaan yang harus diserahkan tepat pada waktu yang dijanjikan tidak dapat diterima.

Jangan pernah melewatkan pertemuan bisnis, datanglah lebih awal agar tidak membahayakan reputasi perusahaan, bukan hanya reputasi Anda sendiri. Jika Anda harus terlambat, peringatkan sebelumnya, pihak berwenang harus mengetahui di mana Anda berada. Ingatlah bahwa ketepatan, ketepatan waktu dalam segala hal adalah aturan etika bisnis yang tak terpisahkan bagi pegawai negeri dan pekerja kantoran, serta manifestasi rasa hormat terhadap orang lain, yang wajar bagi setiap orang terpelajar.

Cara berpakaian yang benar untuk kantor atau dinas pemerintah

Kode pakaian bisnis biasa harus diikuti.

Penampilan seorang karyawan harus sesuai dengan citra perusahaan, menciptakan kesan yang menyenangkan, dan ketika Anda bekerja di instansi pemerintah, ini lebih penting lagi.
Wanita diharuskan mengenakan rok dan gaun tidak lebih dari lutut, setelan celana panjang yang disesuaikan diperbolehkan. Tidak dapat diterima untuk mengenakan pakaian berwarna cerah, mencolok dengan payet, berlian imitasi, dan pakaian ketat untuk bekerja di kantor.
Pria harus mengenakan pakaian bisnis, memakai jas, celana panjang, kemeja dengan atau tanpa dasi. Jeans dan sweater sebaiknya dikeluarkan dari lemari kerja.
Anda bisa memakainya untuk bekerjaperhiasan sederhana yang cocok dengan pakaian, serta detail kostum lainnya.

Kebijakan privasi

Anda harus bisa menjaga rahasia perusahaan, transaksi apapun, tanpa memperpanjang topik ini baik dengan rekan kerja atau dengan orang yang Anda cintai. Jangan membaca surat yang ditujukan untuk orang lain, mengirimkan semua pesan secara pribadi, tanpa perantara dan orang yang tidak berwenang. Jika Anda perlu mengirim faks, hubungi penerima terlebih dahulu sehingga dia berada di dekatnya dan dapat menerima dokumen atau surat secara pribadi. Jangan mencampuradukkan kehidupan pribadi dengan pekerjaan, jangan membicarakan masalah dalam hidup, mencari hiburan atau meminta bantuan rekan kerja. Di kantor, penting untuk menjaga ketenangan dan suasana hati yang baik, terlepas dari suasana hati yang buruk. Aturan etiket bisnis untuk pejabat pemerintah dan pekerja kantoran ini harus dipatuhi dengan ketat.

Kamu dan bosmu

Aturan etiket bisnis untuk bawahan menyiratkan daya tarik yang jauh dan tidak akrab bagi seorang manajer. Bahkan jika bos (boss) adalah seorang gadis atau seorang pria muda yang hanya sedikit lebih tua dari Anda, ada baiknya mengatakan "Anda". Jika Anda berada di kantor manajer, dan rekan bisnis atau bos lain masuk, apakah Anda tinggal atau pergi, dia harus memutuskan apakah dia meminta Anda pergi, tidak ada alasan untuk merasa diremehkan. Jika bos Anda pernah menghina Anda di depan orang asing, jangan membalasnya dengan baik. Jika Anda kesal, jangan lompat dari kantor, cobalah keluar dengan tenang dan cari tempat terpencil di mana Anda bisa menenangkan diri. BukanDiskusikan apa yang terjadi dengan rekan kerja. Anda dapat menyelesaikan masalah dengan manajer selama jam kerja, dengan tenang mendengarkan keinginannya dan mengungkapkan keluhan Anda. Semakin tinggi bos, semakin sulit peran Anda, dan dalam beberapa situasi penting untuk mengingat aturan etiket bisnis. Jika orang yang sangat dihormati perlu dikawal menyusuri koridor sebuah institusi, Anda perlu membuka pintu untuk membiarkan tamu penting itu masuk, dan kemudian bergerak di sebelahnya, tertinggal hanya seperempat langkah. Jika koridor bercabang, Anda harus menunjukkan arah dengan gerakan yang anggun. Jika koridor berkelok-kelok, kamu dapat mengatakan "Biarkan aku mengantarmu" dan kemudian dengan berani pergi ke depan.

Beberapa kata tentang perilaku buruk

Ada norma dan aturan etiket bisnis yang jelas bagi semua karyawan: tidak membaca surat orang lain, berbicara dengan menahan diri dan sopan, bersikap ramah dengan rekan kerja dan menjaga jarak dari atasan. Tetapi terkadang di tempat kerja, pengecualian dibuat untuk aturan ini, misalnya, ketika Anda perlu menemukan dokumen di meja karyawan lain yang tidak ada di sana. Perilaku umum dalam pelayanan dan di kantor harus bermartabat, dengan sopan santun yang sempurna. Anda terus-menerus perlu memantau perilaku Anda, bagaimana Anda berjalan, berkomunikasi, duduk. Ingatlah bahwa menyentuh hidung, telinga, rambut, atau bagian tubuh lainnya di tempat umum adalah hal yang tidak senonoh.

Apa yang tidak boleh dilakukan di tempat kerja:

Kunyah, cabut gigimu.
Menggigit pulpen, pensil, kertas, atau paku.
Riasan yang benar, manikur, cat bibir di tempat kerja - ini adalah aturan dasarnyaetika bisnis seorang sekretaris.
Menguap tanpa menutup mulut.
Letakkan kakimu di atas meja, silangkan kakimu

Diperlukan setiap hari:

Jaga kebersihan pakaian, rambut, badan, pakai deodorant, tapi bukan parfum.
Membawa sapu tangan yang rapi.
Jaga kesehatan gigimu.

Aturan dan keinginan ini adalah norma etiket yang tak terpisahkan, mereka memungkinkan Anda untuk tidak hanya menjadi karyawan yang baik dan berharga, tetapi juga orang yang menyenangkan dengan siapa Anda ingin berurusan. Penampilan adalah cara terbaik untuk menunjukkan rasa hormat kepada orang lain.

Aturan sopan santun dalam berhubungan dengan rekan kerja

Saat pertama kali mulai bekerja di kantor dan mengenal rekan kerja, Anda mulai membangun hubungan yang akan menentukan iklim dalam tim dan hasil kerja bersama. Bagaimana berperilaku untuk memenangkan mereka? Bersikaplah ramah dengan semua orang, tetapi jangan mencoba untuk langsung dekat dengan satu orang, beri diri Anda waktu untuk mengenal orang lebih baik. Jangan ragu untuk bertanya kepada karyawan tentang pekerjaan itu, tetapi jangan lakukan percakapan pribadi dengan mereka terlebih dahulu. Jangan khawatir jika Anda tidak berhasil bergabung dengan tim sejak hari pertama, tidak ada yang salah dengan itu. Selalu berterima kasih kepada rekan kerja atas bantuan mereka dan ingat untuk tidak melampaui aturan etiket komunikasi bisnis.

Misalnya:

jangan ganggu rekan kerja Anda dengan percakapan Anda dan jangan ikut campur dalam percakapan orang lain;
jangan gosip dan jangan dengarkan gosip, jangan menguping pembicaraan orang lainpanggilan telepon;
jangan membicarakan masalah kesehatan dan fungsi tubuh dengan rekan kerja;
jangan mencoba untuk mengungkapkan atau memaksakan pendapat pribadi Anda pada setiap kesempatan;
jangan memarahi siapa pun di hadapan orang asing, bahkan jika Anda benar tiga kali, tiba-tiba kehilangan kesabaran - segera minta maaf;
jangan pura-pura lebih sibuk dari yang lain, kadang bisa dengan sopan meminta rekan kerja untuk tidak ribut, tapi lakukan dengan sopan dan tanpa menelepon;
jangan egois, dalam semangat resmi Anda, cobalah untuk tidak menyakiti rekan kerja Anda untuk mendapatkan keuntungan atau menjilat atasan Anda.

Dan aturan utama etika bisnis, baik untuk pekerja kantoran maupun pegawai pemerintah, adalah: “Anda harus sopan, bijaksana, sopan dan toleran dalam berurusan dengan rekan kerja dan manajemen, jangan pernah emosi.”

Etika bertelepon untuk sekretaris

Kesan pertama perusahaan sering dibuat melalui telepon, dan kesan pertama yang buruk sulit dihilangkan. Sangat sering, ketika menelepon sebuah perusahaan untuk urusan bisnis, Anda dapat menemukan jawaban yang tidak ada hubungannya dengan etiket bisnis atau aturan sopan santun sederhana. Beberapa karyawan menjawab telepon kantor seolah-olah mereka sedang membantu, yang lain tidak menganggap perlu menyebutkan nama perusahaan atau departemen. Dan semua orang tahu betapa menyenangkannya berbicara di telepon setelah itu dengan orang-orang yang sopan yang menjawab dengan cepat, ramah, dan menyatakan kesediaan mereka untuk membantu.

Panggilan telepon biasanya dijawab oleh sekretaris, tetapi tidak hanya dia, tetapi semua karyawan harus mengetahui aturan dasar etika komunikasi bisnis, yang penting untuk diikuti ketika berkomunikasi di telepon.

Jangan membuat orang menunggu jawaban, segera angkat telepon dan jawab. Jika Anda tidak dapat berbicara, mintalah untuk menelepon kembali, jangan membuat penelepon menunggu. Dan memasukkan musik ke saluran untuk mengisi celah dianggap sebagai perilaku yang buruk.
Segera setelah Anda mengangkat telepon, sapa, beri nama perusahaan Anda dan perkenalkan diri Anda. Jika Anda bekerja di institusi besar, Anda perlu menyebutkan departemen tertentu untuk membantu penelepon menemukan jalan mereka.
Saat telepon diminta untuk orang lain, terima pesan untuk mereka atau tawarkan untuk menelepon kembali nanti.
Selama percakapan, kendalikan diri Anda dan berperilakulah dengan benar bahkan dengan pelanggan yang paling lamban sekalipun. Jika orang tersebut gelisah, bantu dia untuk tenang, tetapi sebagai tanggapan terhadap penghinaan, tutup saja.
Perhatikan pidato Anda dan pilih kata-kata Anda, ingatlah bahwa jargon dalam komunikasi bisnis sama sekali tidak pantas. Jangan pernah mengatakan “ya” atau “oke”, cukup “ya”, “oke” atau “tentu saja”.
Pegang telepon di tangan Anda, jangan di antara bahu dan dagu, bicaralah dengan jelas dan langsung ke mikrofon, jangan lewat. Dan jangan pernah berbicara dengan mulut penuh.
Saat Anda menelepon, sapa dan segera sebutkan diri Anda dan perusahaan yang Anda wakili. Bersikap sopan, singkat, dan to the point.

Etika bisnis dalam berhubungan dengan pengunjung

Pegawai pemerintah dan pekerja kantorankaryawan sering menerima klien di kantor mereka. Sopan santun sangat penting di sini, orang suka berurusan dengan seseorang yang menunjukkan rasa hormat kepada mereka. Aturan etiket untuk komunikasi dan perilaku bisnis harus dipatuhi dalam segala hal: baik dalam bertemu pengunjung di pintu, membantunya menanggalkan pakaian, dan tidak membuatnya menunggu. Jika Anda masih harus menunggu, pastikan untuk meminta maaf, bahkan jika kesalahan atas keterlambatan ini bukan milik Anda, tawarkan teh atau kopi untuknya. Sapa orang-orang dengan senyum ramah, cobalah membuat kontak informal, tetapi jangan pernah bergosip tentang apa pun. Dalam percakapan, jaga jarak Anda, tetapi harus benar, sopan, dan sabar. Mengantar pengunjung ke pintu kantor seolah-olah mereka adalah tamu Anda.

Nada suara yang bagus dalam surat bisnis

Aturan etiket korespondensi bisnis mempengaruhi baik penampilan maupun isi, isi surat itu sendiri. Sebelum menulis, Anda perlu menyusun rencana yang akan membantu Anda menyatakan esensi masalah dengan singkat dan jelas. Pada saat yang sama, penting untuk mempertimbangkan beberapa aturan wajib untuk melakukan korespondensi bisnis.

Surat harus ditulis dengan benar dari segi gaya bahasa, ejaan, dan tanda baca.
Pesan resmi biasanya dicetak, ini adalah tanda penghormatan kepada penerima.
Menurut aturan sopan santun, tidak ada surat, kecuali ucapan terima kasih, yang tidak dibalas.
Surat harus diformat dengan rapi, biasanya menulis surat bisnis hanya di atas kertas putih A-4.
Selalu beri tanggal pada surat Anda di kiri bawah dan tinggalkan tanda tangan pribadi, nama belakang daninisial.
Saat menyapa, biasanya menggunakan kata "sayang", dan saat menggunakan kata ganti orang "Kamu", gunakan huruf besar.

Kesimpulan

Kesempurnaan dicapai melalui ketekunan dan pengulangan. Berjuang untuk keunggulan dalam segala hal, nyatakan aturan etiket bisnis - dalam cara memegang, dalam cara berbicara dan bergerak, tetapi jangan berhenti hanya pada manifestasi eksternal dari perilaku yang baik, perbaiki kekurangan karakter Anda sendiri, penuh perhatian kepada rekan kerja, pelajari daya tahan dan kesabaran, perlakukan diri sendiri dan perlakukan orang lain dengan rasa hormat yang sama. Jika Anda bekerja dengan rajin, Anda akan segera melihat hasil yang akan mengubah hidup Anda.